采购准则指南 附录C

文件记录保存补充指导原则
以下黑体字部分为文件记录保存的最低规定。此外，所有工厂必须遵守有关公告及文件记录保存的具体法律规定。下文列出的其它条款为参考建议或某些“模范”工厂采用的作法。
 
人事档案：
＆所有工厂必须保存每位员工的人事档案。
＆人事档案必须包括工厂所在国适用的年龄证明文件的复本（如身份证、护照、旅行文件、社保卡等）。
＆人事档案中包括由工人签名认同的录用日期证明文件。
＆ 法律规定的工作合同，其中包含工人和工厂的签名。
＆由工人填写的应聘申请表，其中包括地址、联络方法、推荐人、工作经历及教育程度等基本内容。
＆工人于近期拍摄的照片。
＆书面的纪律处分文件，其中包括工人的签名。
＆员工身份证号码。
 
考勤卡：
＆所有工厂必须使用考勤卡或电子条码卡系统准确记录每位工人的实际工作时间。考勤卡必须记录工人的上下班时间。
＆工厂可使用出勤表代替考勤卡，并在出勤表中记录工人每天的上下班时间、午餐休息时间、加班时间及休息日安排。出勤表应由工人签名认同记录的准确性，工厂必须保存完整的出勤表记录。
＆考勤卡、条码卡和出勤表记录应至少保存一年。某些国家要求工厂保存这些记录的期限超过1年。
＆此外，Sears公司建议所有工厂在工人的考勤卡中记录工人的就餐时间。
 
工资表：
＆ 所有工厂必须保存工资表，以证明工厂向每位工人支付了应付的小时工资、每日工资、每月工资或计件工资。
＆工资表必须包括正常工作时间、根据产品件数或工作时间计算的工资总额、奖金、补贴、代扣款及实得工资等内容。
＆工厂必须保存计件工资等相关文件，以证实工资表记录的准确性。
＆工资表必须至少保存一年时间。某些国家要求工厂保留工资表的期限超过1年。
＆工厂在工资表中记录节假日时间、最高奖金额、计件工作的加班工资、贷款及代扣款等内容。
＆员工签名认同工资表记录的内容，并表示收到工厂支付的实得工资。
 
工资单：
＆工厂在发放工资时必须向所有工人提供工资单，工资单必须明确记录工人的正常工作时间、加班时间、计件工资、工资总额、代扣款及实得工资。
＆员工必须在工厂保存的工资单复本上签名，以表示认可工资单的各项内容并确认收到工厂支付的实得工资。